הדרך לשיחת ועידה יעילה עוברת בתכנון מוקדם

2017-08-13

שיחות ועידה הן כלי עבודה מעולה אשר מאפשר להביא למקום 'אחד' אנשים שונים ללא תלות במקומם הפיזי. שיחות ועידה במיטבן, יכולות להיות נהדרות ולהוות זירה מעולה להעלאת רעיונות וקבלת החלטות. הבעיה היא ששיחות ועידה הן במיטבן רק לעיתים רחוקות. רוב הפעמים, שיחות הועידה לא מתחילות בזמן, אינן מנוהלות ונראה שכל משתתף מדבר על מה שבא לו וללא מגבלת זמן. וכל לצד בעיות טכניות שונות ומשונות.

האמת היא שזה לא חייב להיות ככה. שיחת ועידה היא פגישה כמו כל הפגישות, ואם מתכננים ומנהלים אותה כהלכה, היא פשוט מתבצעת כהלכה.

הנה כמה כלים שיעזרו לכם להוציא את המירב משיחת הועידה שלכם:

1. תזמינו רק את מי שצריך

פגישות רגילות מתקיימות בחדרי ישיבות עם מספר כיסאות מוגבל. זה אומר שאתם יכולים 'להגזים' ולהזמין לפגישה גם משתתפים שאין להם קשר ישיר לנושא הפגישה אבל לא 'להתפרע ממש'. בשיחות ועידה, אין שום מגבלה. רוב השירותים יאפשרו לכם להזמין 30,50 ואפילו 200 משתתפים. אבל אתם יודעים מה? בסופו של דבר, לכם יש בעיה עם זה. כלל אצבע מוכר טוען שככל שיש יותר אנשים בפגישה, גדל הסיכוי להסחות דעת, סטיה מהנושא המתוכנן ובאופן כללי קיימת פגיעה ביעילות הצפויה. כאשר אתם עוברים על רשימת המשתתפים הפוטנציאלים בשיחת הועידה, חשבו טוב מי נמצא ברשימה כי הוא קשור ישירות לנושא הפגישה ויכול לתרום לה ומי נמצא ברשימה רק כדי לעשות רושם.

2. לא כל פגישה חייבת להימשך שעה

אם אתם מזמינים אנשים שונים לשעת פגישה, סביר להניח כי זמן הפגישה ימוצה כולו. אם תשריינו שיחה לשעתיים, כנראה שהשיחה תארך קרוב לשעתיים. לפעמים, אם נושא השיחה מצומצם יחסית מספיק וברור דיו, מספיקה גם רק חצי שעה לשיחת ועידה. דאגו להזכיר לנוכחים בתחילת שיחת הועידה כי זמן הפגישה מוגבל לחצי שעה על מנת לשמור על רמת קשב וריכוז גבוהים. ואם אתם רוצים להיות בטוחים שהפגישה מסתיימת בזמן, פשוט תקבעו אותה לפני ארוחת הצהריים .

3. אג'נדה אג'נדה אג'נדה

שיחת ועידה היא לא קסם ולא אסון טבע. היא מתנהלת כמו שאתם מנהלים אותה. שלחו מראש אג'נדה ברורה עם נושאים לשיחה ומטרות ברורות וקבעו מראש כמה זמן יוקדש לכל נושא. השאירו זמן להצגת כללית של הנושאים, הצגת ומטרות הפגישה בתחילת השיחה וסיכום וחלוקת מטלות ברורה בסוף השיחה. בצורה זו, כל משתתף יידע בדיוק כמה זמן מוקדש לנושא שהוא אחראי עליו, והפטפטנים שבינינו יידעו שתחום השוטטות המילולית שלהם מוגבל.

בשיחת ועידה משתתפים אנשים ולכל איש יש שם

שיחת ועידה ממוצעת מתחילה בחמש דקות שבהן כולם מצטרפים, ואחריהן מנהל הפגישה מציג את כוונתו, ומייד שלושה אנשים מתחילים לדבר ביחד ואי אפשר לשמוע אותם. אחר כך, כולם משתתקים בבת אחת, ויש שתיקה משונה, שאף אחד לא יודע מי צריך להיות הראשון ששובר אותה. יש לזה פתרון פשוט למדי: אם אתם מנהלים את הפגישה, תהיו אחראים להזמין אנשים לדבר. דוגמה טובה היא כלי לא טכנולוגי וקדום כימי אדם: השם של האנשים. לדוגמה: 'עכשו יוסי יעדכן מה חדש ביחידה שלו'; 'מירב, מה דעתך על מה שהוצג ואיך זה מסתדר עם הנתונים מהפרויקט שלך?'

מה שירות שיחות הועידה שמתאים לכם?

אם שירות שיחות הוועידה שלכם מספק לכם שיחה רצופה בעיות אודיו לצד מחיר גבוה ולא משתלם כנראה שהגיע הזמן לעבור לספק אחר. ודאו כי שירות שיחות הועידה שלכם יכול לספק לכם איכות קול גבוהה, ללא תקלות וללא קשר למיקומם הפיזי של המשתתפים לצד אפשרויות שימוש בכלים מתקדמים לניהול שיחה אונליין. דוגמת יכולת שיתוף מסך במהלך שיחת ועידה , שיתוף קבצים, צ'אט ועוד.

למה כדאי לבחור בQCONF לשירות שיחות הועידה שלכם?

כחברה ישראלית אנחנו מבינים באבטחה ודואגים לכך שרק מי שאמור לשמוע את השיחה שלך ישמע אותה. בנוסף, בכל פעם שאתם בוחרים QCONF אתם נהנים מאיכות קול יוצאת דופן,מספרי גישה מקומיים במעל 60 מדינות ומחיר נמוך וקבוע מראש.

הצטרפו ל QCONF וקבלו 5 שיחות ועידה בינלאומיות חינם